Отчет за 2004 год
Основными задачами управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города в 2004 году являлись:
Эти задачи выполняют в управлении 16 человек (структура прилагается).
Структура службы документационного
обеспечения управления администрации города
 |
В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству специалисты управления принимают, регистрируют и передают по назначению входящую корреспонденцию от юридических лиц и также внутреннюю документацию администрации города, отправляют исходящую корреспонденцию. Динамика поступления служебной корреспонденции отражена в графике N 1
График N 1
Динамика поступления служебной корреспонденции на имя Главы города и его заместителей в администрации города от юридических лиц
Одной из функций управления является прием, регистрация и контроль за письменными и устными обращениями физических лиц. Специалисты управления ежедневно осуществляют контроль за своевременным рассмотрением вопросов, поставленных в этих обращениях, обобщают и анализируют состояние работы в отделах, управлениях и комитетах администрации города. Динамика поступления обращений от физических лиц приведена в следующих графиках (NN 2,3,4,5,6)
График N 2
Динамика поступления обращений на имя Главы города и его заместителей от физических лиц
График N 3
Вопросы, поставленные гражданами в устных и письменных обращениях на имя Главы города и его заместителей от физических лиц
График N 4
Вопросы, поставленные гражданами города в устных и письменных обращениях на имя Главы города и его заместителей от физических лиц
График N 5
Вопросы, поставленные гражданами в устных и письменных обращениях на имя Главы города и его заместителей от физических лиц
График N 6
Обращения физических лиц в структурные подразделения администрации города
Специалисты управления ежедневно (кроме субботы и воскресенья) ведут прием граждан (ул.Советская, 25, каб.16), проживающих в частном секторе, и выдают справки с места жительства (по требованию для различных организаций). Динамика приема отражена в графике N 7.
График N 7
Специалисты управления в соответствии с возложенными на него задачами осуществляют выпуск правоустанавливающих документов Главы города (график N 8), контролирует их исполнение и исполнение Указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, законодательных актов области, постановлений и распоряжений Главы администрации области, анализирует ход исполнения данных документов и готовят материалы к снятию их с контроля (график N 9).
График N 8
Динамика выпуска правоустанавливающих актов Главы города
График N 9
Динамика постановки на контроль документов
В 2004 году специалисты управления осваивали программу электронного документооборота, участвовали в семинарах по ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации города, оказывали методическую и практическую помощь по ГОСТам (унифицированной системе организационно-распорядительной документации).
Начальник управления по работе с населением и документационному обеспечению И. Рыбакова
