 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Главы города Иванова
от___20.11.2002_		N___1045___
г.Иваново, Ивановская область

Об утверждении Инструкции о ведении дело-
производства в администрации города, а также управлениях,
комитетах и отделах, входящих в ее структуру

В целях совершенствования организации работы с документами в администрации города, а также управлениях, комитетах, отделах, входящих в ее структуру, оперативного исполнения документов и поручений, повышения качества подготовки документов,

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2003 Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах, отделах, входящих в ее структуру (прилагается).

2. Руководителям управлений, комитетов, отделов администрации города в организации работы с документами руководствоваться настоящей инструкцией.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Батова А.Ю., заместителя Главы города, руководителя аппарата.

4. Постановление Главы администрации города N 236 от 30.03.95 “Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации города Иванова” считать утратившим силу.

 

А.Грошев

 

Приложение к постановлению Главы города N 1045 от 20.11.02

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ
о ведении делопроизводства в администрации города,
а также в управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также в управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением, повышения его эффективности путем унификации состава и форм организационно-распорядительной и справочно-информационной документации и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения администрации города, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в управлениях, комитетах, отделах, входящих в структуру администрации города, и распространяется на документы несекретного характера.

Правила работы с секретными документами, с грифом “Для служебного пользования” устанавливаются специальной инструкцией.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Госстандарта Российской Федерации в редакции от 21.01.2000 N 9-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, областными законами, постановлениями и распоряжениями Главы администрации области и Главы города.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) информационных технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы управления документационным обеспечением, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города, а также управлениях, комитетах, отделах, входящих в ее структуру, осуществляются управлением по работе с населением и документационному обеспечению администрации города и архивным отделом администрации города.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в администрации города, управлениях, комитетах, отделах, входящих в ее структуру (далее - подразделения) своевременное и качественное исполнение документов возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения распоряжением или приказом назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя о состоянии их исполнения, осуществляет ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их на хранение в архив, а также ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При смене работника, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем.

1.6. Лица, назначенные ответственными за делопроизводство в подразделениях, обязаны пройти в отделе документационного обеспечения управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города инструктаж по ведению делопроизводства и ознакомиться с настоящей Инструкцией.

1.7. Права, обязанности и ответственность сотрудников, осуществляющих работу по делопроизводству в администрации города и подразделениях, устанавливаются должностными инструкциями.

1.8. Работники подразделений несут персональную ответственность за выполнение Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов, в случае их утраты немедленно докладывают руководителю подразделения и в отдел документационного обеспечения управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города.

При увольнении, перемещении работника, перед уходом в отпуск или отъездом в командировку имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя другому работнику.

1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют непосредственное отношение к их содержанию и исполнению.

2. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ЕЕ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ,
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Состав нормативных правовых актов определяется Уставом города.

Служебные документы администрации города подразделяются условно на три группы:

распорядительные (постановления, распоряжения);

организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

справочно-информационные (протоколы, справки, акты, докладные записки,

письма, телеграммы).

2.2. В администрации города имеются 5 видов бланков:

“Глава города Иванова” - подписывает Глава города, печатаются инициалы и фамилия Главы города (приложение N 1);

“Администрации города Иванова” - подписывают Глава города и заместители Главы города с полным указанием должности, инициалов и фамилии (приложение N 2);

“Постановление Главы города Иванова” - подписывает Глава города или лицо, его замещающее (приложение N 3);

“Распоряжение Главы города Иванова” - подписывает Глава города или лицо, его замещающее (приложение N 4);

бланки подразделений (приложение N 5);

должностные бланки (приложение N 6).

2.3. Документы администрации города должны оформляться на бланках утвержденного образца.

Макеты бланков документов разрабатываются и представляются на утверждение руководителя аппарата администрации города руководителями подразделений.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А-4 (210х297 мм), А-5 (148х210 мм), А-6 (105х148 мм).

Для ведения “внутренней” переписки бланки не применяются. “Внутренней” считается переписка между подразделениями, а также между должностными лицами названных подразделений.

Применение бланков, в том числе и должностных, обязательно при направлении документа в сторонние организации.

2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (формат RTF).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 30-левое, 10-правое, 20 - верхнее, 20 - нижнее.

 

3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать порядок, установленный Регламентом администрации города.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа.

3.1. Оформление реквизитов.

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных и справочно-информационных документов администрации города должно соответствовать ГОСТу Р6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” с изменениями от 21.01.2000.

3.1.1. Изображение герба города Иванова.

Изображение герба города при продольном расположении реквизитов помещается в центре верхнего поля (нормативные правовые акты: постановления, распоряжения), а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора (письма).

3.1.2. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Под реквизитом “Наименование организации” указывается сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.

Например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИВАНОВА

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

Если документ подготовлен совместно двумя и более структурными подразделениями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования структурных подразделений следует печатать на чистом листе бумаги. Наименование организаций одного ранга располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Наименование организации должно соответствовать требованиям нормативных и учредительных документов, т.е. даваться в соответствии с наименованием, утвержденным уставом, положением, учредительным договором.

3.1.3. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес (индекс, город, улица, номер дома - все элементы разделены запятой, в конце строки точка не ставится); номер телефона, номер телекса, номер факса, адрес электронной почты.

3.1.4. Наименование вида документа имеют все документы, кроме писем и факсов. Этот реквизит проставляется после реквизита “Наименование организации” и ее юридического адреса от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или в центре листа при продольном расположении реквизитов.

Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов он выделяется крупным шрифтом.

3.1.5. Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа считается дата его подписания или утверждения. Для протокола датой является дата заседания (принятия решения); для акта - дата совершения события, фиксируемого документом.

Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами (до 2000 года - обозначение года оформляется двумя арабскими цифрами: 08.05.99). Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова “год” не ставятся.

Например, дату 7 января 2002 г. следует оформить так: 07.01.2002.

Если обозначение числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится 0 (ноль). Например: 07.01.2002.

Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима.

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово год. Кавычки не ставятся.

Например: 7 января 2002 года.

В нормативных документах, определяющих права и обязанности граждан и организаций или содержащих сведения финансового характера, а также в переписке с зарубежными корреспондентами используют словесно-цифровой способ датирования: 14 февраля 2000 года; 3 марта 2001 года. В остальных случаях используется цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на рабочем поле документа определяется видом бланка и видом документа, но дата всегда предшествует регистрационному номеру документа. Дата документа, оформленная цифровым способом, указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита “Наименование вида документа”, от границы левого поля, без кавычек и без предлога от.

При угловом расположении реквизитов дата и регистрационный номер документа обозначаются на одной черте в левой стороне листа. При продольном расположении реквизитов в распорядительных документах дата и номер помещаются в левой части документа. Место проставления даты и регистрационного номера документа обозначено, как правило, в бланке документа.

3.1.6. Регистрационный номер документа - это условное цифровое обозначение документа с целью обеспечения его учета и последующего поиска. Реквизит проставляется машинописным способом или от руки справа от даты регистрации документа. При рукописном способе проставления регистрационного номера необходимо, чтобы все цифры были хорошо читаемы.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров установлены номенклатурой дел администрации города и ее подразделений.

Постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки и т.п. имеют порядковый номер, проставляемый в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью. При этом распоряжения по основным вопросам деятельности администрации и по кадрам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Например: N 15р (распоряжение по основным вопросам деятельности), N 15рл (распоряжение по личному составу), N 40рк (распоряжения по отпускам и командировкам).

В служебных письмах номер документа обозначается группой цифр, разделенных пунктирами. При этом регистрационный номер самого документа указывается последними цифрами.

Например: N 01-13-62, где: 01 - индекс подразделения, 13 - номер дела по номенклатуре, 62 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

3.1.7. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа используется только в тех документах, которые являются ответными. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного документа включаются.

На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На N (затем проставляется номер входящего документа) и предлог от (после которого указывается дата).

Например: на N3-11/813 от 11.08.2001.

3.1.8. Место составления или издания документа - реквизит, который используется только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту “Наименование организации”. Место составления документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

3.1.9. Гриф ограничения доступа к документу свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Ограничение доступа является защитой от неправомерного обращения с информацией, что может нанести ущерб ее владельцу, пользователю или иному лицу.

Гриф может иметь наименования: “Для служебного пользования (ДСП)”, “Конфиденциально” и др.

Реквизит располагается на первом листе документа в правом верхнем углу выше реквизитов “Адресат” и “Гриф утверждения”, печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля.

3.1.10. Адресат - реквизит, который используется в основном на исходящих документах, направляемых в другие организации, их подразделения, юридическим или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.

Реквизит “Адресат” печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов адресат находится на одном уровне с наименованием организации-автора документа.

Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента адресата текст печатается через один межстрочный интервал, а составные части адресата - через 1,5-2 межстрочных интервала.

Каждая составная часть реквизита (наименование организации, наименование подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом, в конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают один под другим от одной вертикальной линии.

Допускается центрировать каждую строку относительно самой длинной строки реквизита.

При направлении документа в организацию (ее структурные подразделения) без указания должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.

Например: Правительство Московской области

При направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Правительство Московской области
Управление делами
Главному специалисту
Т.А.Петровой

При направлении документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности и адресата.

Например:

Главе администрации Владимирской области
А.И.Лисицину

Инициалы ставятся перед фамилией адресата.

При направлении документа физическому лицу (ответы на обращения граждан) указывают инициалы (если они известны) и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

И.П.Калинину
ул. Садовая, д.5, кв.12
г.Иваново, 153000

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется один адресат. Слово “копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

3.1.11. Утверждение документа является особым способом введения документа в действие.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 7.

Документы утверждаются руководителями администрации города и подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа,

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы должностного лица указываются перед его фамилией) и даты.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________
должность

____________________
личная подпись инициалы, фамилия

_________________
дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), которое согласуется с видом утверждаемого документа.

Например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, решение УТВЕРЖДЕНО, Правила УТВЕРЖДЕНЫ, акт УТВЕРЖДЕН.

Вид утверждающего документа дается в творительном падеже, например:

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Главы города
от N

3.1.12. Резолюция - указание по исполнению документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Все части резолюции оформляются в соответствии с требованиями:

1. Документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении.

2. Поручение должно быть конкретным, выполнимым; руководитель указывает и свое мнение по затронутым в документе вопросам.

Например:

Решите вопрос положительно. Личная подпись. Дата

Согласен. Для исполнения. Личная подпись. Дата

3. В резолюции должен быть указан конкретный срок исполнения:

Разработать концепцию и лично доложить мне 13.06.2002
Личная подпись. Дата

или

 

Подготовьте ответ о невозможности
удовлетворения просьбы из-за отсутствия средств.
Срок исполнения -16.09.2002
Личная подпись. Дата

4. Резолюция исполняется рукописным способом, большую роль играет почерк, т.е. разборчивое письмо. Резолюция должна восприниматься с первого прочтения, а не “расшифровываться”.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Если документ ставится на контроль, в резолюции указывается должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения.

3.1.13. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Оформление заголовка связано с соблюдением требований:

1. В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется.

Например:

Приказ - о чем? по чему? ПРИКАЗ о приеме на работу;

ПРИКАЗ по личному составу.

Инструкция - по чему? о чем?

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству;

ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования дел.

Должностная инструкция кому? ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главному специалисту.

Положение - о чем? ПОЛОЖЕНИЕ о централизованной бухгалтерии;

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке проведения аттестации.

Протокол - чего? ПРОТОКОЛ собрания.

Договор - о чем? на что? чего? ДОГОВОР о сотрудничестве;

ДОГОВОР на расчетно-кассовое обслуживание;

ДОГОВОР поручительства.

Акт — о чем? чего? АКТ о списании;

АКТ приема-передачи;

АКТ инвентаризации.

2. Заголовок располагают ниже реквизита “Дата документа” непосредственно перед текстом. Он печатается от границы левого поля, содержит не более 5 строк.

3. В распорядительных актах Главы города заголовок выполняет функцию названия документа, которое указывают при ссылке на документ.

4. Заголовок не заключается в кавычки; в конце его точка не ставится, внутри заголовка знаки препинания сохраняются.

5. Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку.

6. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного приказа, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность или О командировании. Заголовок сложного распоряжения (приказа) по кадрам, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом: По личному составу.

7. Если заголовок начинается с предлога о (об), то далее должно следовать отглагольное существительное, обозначающее управленческое действие: О реорганизации, О направлении, О создании, Об обеспечении и т.д. После отглагольного существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие.

3.1.14. Отметка о контроле обозначается буквами “К” или “ОК” или словами “Контроль”, “Особый контроль”.

3.1.15. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 12 через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст постановления, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а также делается обязательная ссылка на законодательный или иной акт органов государственной власти и местного самоуправления (наименование органа, выпустившего документ, дата, номер, полное наименование документа), в соответствии с которым подготовлен документ. В проектах постановлений констатирующая часть завершается словом “ПОСТАНОВЛЯЮ”.

Нормативные правовые акты, на которые дается ссылка в констатирующей части постановления, распоряжения Главы города, указываются в следующем порядке:

1. Законы Российской Федерации от N “О ...”.

2. Кодексы Российской Федерации.

3. Указы Президента Российской Федерации.

4. Законы Ивановской области.

5. Постановления и распоряжения администрации Ивановской области и др.

6. Решения Ивановской городской Думы.

7. Постановления, распоряжения Главы города и т.д.

При перечислении нескольких документов предлог от употребляется один раз.

Постановления (распоряжения) Главы города могут не иметь преамбулы, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений) Главы города подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

В отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) применяются табличные тексты.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы, и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок - и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).
Например:

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только условные общепринятые обозначения.

Контроль за выполнением документа, как правило, должен возлагаться на заместителей Главы города в соответствии с распределением обязанностей между ними.

3.1.16. Отметка о наличии приложения.

При внесении проекта документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию (планы мероприятий, списки, графики, таблицы, сметы и пр.), в тексте документа дается ссылка “согласно приложению” и на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово “Приложение” и дается ссылка на соответствующее постановление или распоряжение.

Например:

Приложение

к постановлению Главы города

от 10.01.2002 N155

При наличии двух и более приложений они нумеруются, знак “N” ставится. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа.

При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки УТВЕРДИТЬ по отношению к какому-либо приложению на этом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на распорядительный документ, его дату и номер (оформление- см. п.3.1.11).

3.1.17. Подпись документа является обязательным реквизитом любого документа (служебного и личного). Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей между руководителями администрации города. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за содержание документа. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов “Глава города”, инициалов и фамилии Главы города.

От границы левого поля печатаются слова “Глава города”, а инициалы и фамилия Главы города печатаются у правой границы текстового поля.

Подписываются все экземпляры документа.

В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом за или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответственно занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи - располагают на одном уровне.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распоряжением, например:

Председатель комиссии	подпись	Н.В.Петров
Члены комиссии: (в алфавитном порядке)		П.С.Андреев С.М.Волков П.П.Яблоков

Наименование должности печатают от границы левого поля, расшифровку подписи - на уровне последней строки в наименовании должности. Между наименованием должности и расшифровкой подписи размещается личная подпись. В расшифровке подписи инициалы ставятся до фамилии. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывается.

3.1.18. Гриф согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

___________________________
должность

___________________________
личная подпись инициалы, фамилия

___________________________
дата

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания

Правления страховой

компании “Юнит”

Протокол от 21.06.2002 N 10

Гриф согласования документа используется при согласовании документа. Согласование - способ предварительного рассмотрения и оценки проектов документов до их подписания.

Согласование проектов постановлений (распоряжений) администрации города оформляется визой, которая включает в себя личную подпись и наименование должности лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его суть.

3.1.19. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица. В администрации города применяются:

а) гербовая печать:

-Администрация города Иванова,

б) простые круглые печати (с гербом города):

-Для документов,

-Канцелярия,

-Для финансовых документов,

-Для удостоверений.

Гербовой печатью “Администрация города Иванова” заверяются подписи Главы города и его заместителей на документах, требующих особого удостоверения: Почетные грамоты, представления и ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации, штатные расписания подразделений, банковские документы и другие.

Гербовой печатью удостоверяются записи в трудовых книжках, архивных справках, командировочных удостоверениях и т.п.

Печатью “Для документов”, “Канцелярия” заверяются необходимые служебные документы, проходящие через управление по работе с населением и документационному обеспечению администрации города.

Печатью “Для финансовых документов” заверяются финансовые документы: справки, отчеты, счета-фактуры и другие.

Оттиск печати (синего или фиолетового цвета) проставляется на документах в установленных местах и должен захватывать часть наименования должности и личную подпись лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера гербовая печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом “М.П.” без захвата наименования должности и подписи.

Изготовление печатей и штампов производится по разрешению руководителя аппарата администрации города. Образцы печатей и штампов согласовываются с юридическим отделом. Изготовленные печати и штампы регистрируются у заведующего секретным делопроизводством и выдаются работникам подразделений под расписку.

В подразделениях печати и штампы должны учитываться, храниться в сейфах или металлических шкафах (ящиках). Руководители подразделений возлагают ответственность за хранение и пользование печатями и штампами на одного из подчиненных им работников. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата администрации города.

3.1.20. Отметка о заверке копии используется при заверке соответствия копии документа его подлиннику. Этот реквизит располагается ниже реквизита “Подпись” от левого поля документа и состоит из заверительной надписи Верно (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами.

Например:

Верно   Специалист сектора документационного обеспечения управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города Личная подпись Л.И.Иванова 10.03.2002 печать

На копии исходящего документа, остающейся в делах администрации города, можно не указывать дату ее заверения, а также наименование должности лица, заверившего копию.

3.1.21. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер служебного телефона исполнителя документа. В справочно-информационных документах отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Номер телефона обозначается тремя группами цифр при отсутствии черточек между ними либо сплошным набором цифр.

Например:

Петров И.А.	или	Иванов
57 45 64		238525

3.1.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на учетно-контрольной карточке исполненных документов для последующего хранения и использования в справочных целях.

В отметку об исполнении включаются следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, а также слова В дело N с указанием номера дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя и дата проставления отметки:

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: “Направлен ответ, дата, N ...”; “Дан устный ответ”; “Учтено при составлении заявки”; “Вопрос решен по телефону”; “Издан приказ от 10.04.99 N ...” и др.

Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дело не подшиваются.

3.1.23.Особенности оформления документов, направляемых зарубежным представителям

3.1.23.1. В целях координации связей с зарубежными представителями в России или за границей, осуществляемых от имени или при участии администрации города, ее подразделений и подведомственных организаций, а также обеспечения протокольных требований к международной переписке проекты писем и документов, готовящихся для отправки за рубеж, представляются на согласование (визирование) в сектор по внешрегиональным связям управления организационной работы администрации города.

3.1.23.2. Документы, направляемые адресатам, оформляются на бланках писем: Главы города или заместителей Главы города. Оформление документов, направляемых по телеграфной связи и электронной почтой, производятся на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается на чистом листе без использования бланка, заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом (“клером”), либо на языке адресата.

3.1.23.3. При подготовке документов для отправки зарубежным партнерам следует соблюдать правила оформления:

а). Текст документа, как правило, печатается в двух вариантах: на русском языке и на языке страны-партнера.

б). В реквизите “Адресат” указывается вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Болгарии писать Народная Республика Болгария или НРБ).

в). Заголовок к тексту не составляется

г). Подписание вышеперечисленных документов производится только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется следующим образом: при использовании должностного бланка указывается только имя и фамилия должностного лица, подписавшего документ, и его подпись; при использовании других бланков вначале указывается должность лица, затем имя, фамилия и его подпись. Реквизит “подпись” печатается на уровне реквизита “адресат”, т.е. от 4 положения табулятора (после 32 печатных знаков).

д). Дата документа проставляется при его подписании. Применяется словесно-цифровой способ оформления дат (например, 1 января 2003 года). Реквизит “дата” печатается от 0 положения табулятора, после текста письма на уровне или ниже подписи.

е). При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ по следующей форме: “На Ваше письмо от _________ числа”.

ж). При регистрации документа, отправляемого зарубежным партнерам, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.

з). Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт (евростандарт) для отправки с адресом, напечатанном на языке зарубежного партнера, с указанием адреса отправителя.

3.1.23.4. Порядок отправки документов зарубежным партнерам определяется из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство иностранных дел Российской Федерации, либо аккредитованные иностранные представительства нарочным, техническими средствами оперативной связи (телефакс, международная телеграмма, электронная почта).

В случае отправления документа через Министерство иностранных дел или аккредитованные представительства сектор по внешрегиональным связям управления организационной работы администрации города готовит сопроводительное письмо на имя начальника управления Министерства иностранных дел с просьбой о передаче документа адресату.

4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Положения об учреждениях, подразделениях регламентируют деятельность учреждений, подразделений, определяя их подчиненность, функции, задачи, обязанности, организацию работы и т.п.

Положение о подразделении включает в себя следующие основные разделы:

Общие положения, определяющие правовой статус подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться подразделение в своей деятельности.

Основные задачи - раздел, где излагаются направления деятельности данного подразделения.

Функции - перечисление конкретных видов деятельности, закрепленных за данным подразделением.

Права и обязанности - раздел, описывающий права подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые подразделение выполняет по отношению к другим подразделениям и сторонним организациям.

Ответственность - раздел, устанавливающий в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение подразделением возложенных на него функций, не использование предоставленных ему прав.

Взаимоотношения, связи - описание служебных взаимоотношений подразделения с другими подразделениями и сторонними организациями по вопросам деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.

Организация работы - определение порядка деятельности подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.

Положение о подразделении разрабатывается руководителем подразделения. Положение о подразделении утверждается постановлением Главы города, доводится до работников под подпись путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.

Структура и содержание положений о проведении мероприятий определяются теми подразделениями, которые их организуют.

4.2. Инструкция - документ, имеющий правовой статус. В инструкции излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности. Заголовок к тексту инструкции должен четко ограничивать круг вопросов, объектов или лиц, на которых распространяются требования инструкции: (Например: “Инструкция о ведении делопроизводства”, “Инструкция о порядке рассмотрения ...”).

Правовое положение работника регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос “Кому?” (Должностная инструкция главному специалисту). Текст данного документа включает следующие разделы:

Общие положения, устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

Функции - раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста.

Должностные обязанности - перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

Примечание: Должностные обязанности работника устанавливаются с учетом особенностей деятельности подразделения и компетенции замещаемой должности.

Права — определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность - установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав.

Взаимоотношения. Связи по должности - перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и предоставления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений и ими подписываются. При отсутствии подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются заместителем Главы города, курирующим подразделение.

Согласование текстов должностных инструкций проводится с юристами подразделений или юридической службой администрации города.

Должностные инструкции доводятся до работников под подпись.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя подразделения, который доводится до работников под подпись.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

при изменении наименования подразделения;

при изменении наименования должности.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками администрации города устанавливается распорядительным документом - постановлением Главы города о распределении обязанностей.

4.3. Приказ как правовой акт издается руководителем управления, комитета, отдела. Он оформляется на бланках подразделений. По содержанию приказы делятся на два вида: по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются причины, послужившие изданию приказа, цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть начинается словом “Приказываю”. В ней даются конкретные указания на предписываемые действия по пунктам с названием конкретного исполнителя и срока исполнения. В последнем пункте указываются лица или подразделения, на которые возлагается контроль за исполнением приказа.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе ...

В случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В приказ не следует включать пункт “Приказ довести до сведения”.

Приказ подписывает руководитель или - в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

4.4. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Наименование документа - слово “Протокол” печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Название вида заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается, если совещание проходило не на обычном месте. Печатается через 1 межстрочный интервал после реквизита вид заседания, совещания, отделяется линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола:

дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала от левого поля;

номер протокола печатается от границы правого поля.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, состоящие из порядковых номеров протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали;

приглашенные;

повестка дня;

докладчик по каждому пункту повестки дня.

Слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”, “Приглашенные” печатаются от границы левого поля. Фамилии председателя и секретаря пишутся в именительном падеже, затем ставятся инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных пишутся так же, располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Слова “ПОВЕСТКА ДНЯ” печатаются через 1 межстрочный интервал прописными буквами, полужирным шрифтом и выравниваются по центру, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый вопрос печатается с новой строки от первого положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопроса должна начинаться с предлогов “О” (“Об”).

После каждого пункта повестки дня указывается докладчик - инициалы, фамилия, должность в именительном падеже. Слово “Докладчик” печатается с прописной буквы от 2 положения табулятора, после него ставится двоеточие.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Перед словом “СЛУШАЛИ” ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Фамилию докладчика печатают в родительном падеже от 1 положения табулятора, после фамилии ставят инициалы, затем - тире и с прописной буквы пишут содержание доклада. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут - Текст доклада прилагается.

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия, должность его автора в именительном падеже и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа печатается слово “Ответ”, ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова “ВЫСТУПИЛИ” ставится двоеточие.

Фамилия выступающего пишется в именительном падеже от 1 положения табулятора, затем указываются его инициалы и должность, ставится тире и с прописной буквы печатается содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и срока исполнения.

Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: ГОЛОСОВАЛИ и приводятся результаты голосования: единогласно или за - ... , против - ..., воздержались - ....

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

Протокол подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Подпись отделяется от текста 3-4 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Допускается сокращенная форма протокола, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопроса.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих и приглашенных указываются порядковый номер вопроса по повестке дня и его формулировка, которая подчеркивается сплошной чертой. Под чертой в скобках печатаются фамилии и инициалы выступающих в порядке их выступления. Затем печатается принятое по вопросу решение.

В протоколе краткой формы указываются рассмотренные вопросы и принятые решения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА); дату заседания; номер протокола; все реквизиты вводной части протокола: “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”, “Приглашенные”, “ПОВЕСТКА ДНЯ”; отдельные реквизиты основной части протокола: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ГОЛОСОВАЛИ; реквизит “Подпись”, включающий слова “Председатель”, “Секретарь”, инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей, так как выписки, как правило, не подписываются, а заверяются секретарем); отметку о заверке копии.

4.5. Акт - документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, о несчастных случаях и т.д.). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указываются лица, участвовавшие в составлении акта, их должности, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий, то акт представляется руководителю, который расписывается в том, что ознакомлен с его содержанием.

Отдельные виды актов могут утверждаться Главой города, руководителем подразделения.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия;

2-й экземпляр - управление муниципальной службы администрации города.

3-й экземпляр - управление административных органов.

4.6. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Например:

Учредительный договор содержит сведения:

о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;

о размере и составе уставного капитала;

о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Договор (контракт) содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор);

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.7. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

4.8. Докладная записка информирует руководителя об имевших место явлениях, фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д. Докладная записка может носить инициативный (с целью побудить адресата принять определенное решение), информационный или отчетный характер.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с исполнением поручения вышестоящего органа, под заголовком под чертой в скобках указываются дата и номер поручения.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

Предложение - разновидность докладной записки, содержащее перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Подготовка и оформление предложений должны производиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления докладной записки.

4.9. Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работников по требованию руководителя.

Объяснительная записка, не выходящая за пределы администрации города, оформляется на стандартном листе бумаги с указанием адресата, наименования вида документа, фамилии исполнителя и номера его телефона, заголовка к тексту, даты, подписи.

Если объяснительная записка направляется за пределы администрации города, ее оформляют на бланке и регистрируют.

4.10. Справки по вопросам деятельности подразделений оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для их написания, конкретную информацию и, как правило, не содержат выводов и предложений. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Например, справка о работе того или иного сотрудника, которая выдается кадровой службой по личному запросу сотрудника или запросу организации. Основное назначение данной справки - сообщить факт работы Н. в данной организации в определенное время, а в ряде случаев - и размер получаемой им заработной платы.

Постоянная часть текста формы справки о работе имеет следующий вид:

___________________________________ работает с _________________ по ______________ (_ (Ф.И.О. в именительном падеже) ___________________________) в ____________________________________________ дата и номер распорядительного документа (название подразделения) в должности ____________________________________________________ (название должности) с окладом ______________.

При составлении текста справки на основе данной формы пропуски заполняются переменной информацией, указанной под строкой.

4.11. Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица единственного числа (прошу);

от первого лица множественного числа (просим);

от третьего лица единственного числа (администрация города просит);

от третьего лица множественного числа (городская Дума и администрация города просят).

В служебной переписке принято использовать “формулы” вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма.

Например:

а) обращение: I

Уважаемый господин директор

Уважаемый господин Иванов И.И.

Уважаемый Борис Петрович

Уважаемые господа

Уважаемые коллеги

б) заключение:

С уважением

С благодарностью

С надеждой на сотрудничество

С пожеланием успехов

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.

Например:

С уважением,

Глава города личная подпись И.Иванов

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо учитывать особенности языка и стиля служебных документов. Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

По функциональному признаку письма подразделяются на письма инициативные и письма-ответы.

Письма, отсылаемые по инициативе отдела, комитета, управления за подписью Главы города, должны быть завизированы руководителем соответствующего отдела, комитета, управления и курирующим заместителем Главы города.

В соответствии с утвержденным распределением обязанностей между Главой города, его заместителями письмо подписывает руководитель, который курирует вопросы, затронутые в письме. При этом письма в Правительство Российской Федерации, и другие вышестоящие органы государственной власти, Губернатору области, надзорные органы, Ивановскую городскую Думу подписывает только Глава города или в его отсутствие - и.о. Главы города.

Руководители структурных подразделений администрации города подписывают:

письма-информации;

отдельные письма-запросы в пределах своей компетенции;

письма, составленные на основе уже утвержденных распорядительных документов.

4.12. Телефонограмма.

Для оперативного решения вопроса в пределах телефонной связи между отправителями и адресатами в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления, применяются телефонограммы. Тексты телефонограмм регистрируются с указанием порядкового номера, адреса отправителя, номера его телефона, времени приема, должности и фамилии принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.

При передаче телефонограмм целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:

передавать срочную и краткую информацию;

проверять правильность записи повторным чтением;

не передавать логически сложные тексты;

не использовать редко употребляемые и трудно выговариваемые слова.

4.13. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается в приемную Главы города с заявкой , подписанной руководителем аппарата администрации города;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

Специалисты приемной Главы города ведут учет передаваемых и получаемых факсограмм.

5. ПОРЯДОК ПРИЕМА И ОБРАБОТКИ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

5.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного штампа с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в администрации города, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

5.3. При проверке корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность конвертов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности.

5.4. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 7. Затем документы передаются по назначению.

5.5. В администрации города принята смешанная система регистрации документов (картотека, компьютер).

5.6. Первичная регистрация документов осуществляется:

поступающих на имя Главы города и его заместителей - в управлении по работе с населением и документационному обеспечению администрации города;

поступающих в подразделения - в соответствующих подразделениях.

В подразделениях, не имеющих приемных, документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства.

На документы, подлежащие регистрации, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишутся входящий номер и дата поступления.

5.7. Регистрация производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются документы: правительственные, постановления Законодательного Собрания, Указы, распоряжения, постановления Ивановской области, решения Ивановской городской Думы, постановления и распоряжения Главы города, служебные письма, заявления граждан.

5.8. На документ - ответ регистрационная карточка не составляется, данные о нем отражаются в первоначально заведенной карточке на документ-запрос.

5.9. Инициативные исходящие документы за подписью Главы города и его заместителей регистрируются в отделе документационного обеспечения (канцелярия), за подписью руководителей подразделений - у ответственных за делопроизводство в подразделениях.

5.10. Индекс входящего, исходящего письма состоит из индекса структурного подразделения, через тире - номера дела по номенклатуре и через тире регистрационного номера документа. Например, входящий номер 2-23-45, исходящий номер 2-25-45.

Входящий и ответный документы имеют единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном.

При регистрации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый индекс, независимо от времени рассылки.

5.11. Телефонограммы, телеграммы, факсы и электронная почта регистрируются в приемных руководителей администрации города днем поступления, документы с грифами “срочно”, “весьма срочно” - с проставлением времени.

5.12. Документы на иностранном языке регистрируются с указанием номера и даты в управлении организационной работы администрации города.

6. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Документ, рассмотренный Главой города, заместителями Главы города, руководителями подразделений, в тот же день в соответствии с резолюцией передается исполнителям.

6.2. Передача документов, зарегистрированных в отделе документационного обеспечения (канцелярия), из одного подразделения в другое производится через канцелярию, о чем делается отметка в регистрационно-контрольных карточках.

6.3. Передача документов в пределах подразделений должна производиться через ответственного за делопроизводство в подразделениях, которые делают отметку в регистрационно-контрольной карточке.

6.4. Отправка почтовой связью корреспонденции.

Документы для отправки передаются с указанием полного почтового адреса до 15.00 часов.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

6.5. Электронная почта - средство доставки, отправки информации и передачи сообщений между пользователями. Электронные сообщения исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Руководители подразделений должны обеспечивать оперативное рассмотрение документов, доводить их до исполнителей в день поступления, вести контроль за качественным исполнением.

7.2. При поступлении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, поступающие для согласования, рассматриваются в день их поступления.

7.3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителями администрации города или подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров подготовленного документа, передает его на тиражирование. На документ, требующий рассылки, исполнитель готовит список рассылки.

7.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов (справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, и вложений к ней.

В ходе подготовки документа исполнитель имеет право пользоваться архивными материалами.

8. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

8.1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения.

8.2. Учет количества обрабатываемых документов, т.е. учет объема документооборота, производится за определенный период времени (год, месяц) по месту регистрации документов.

8.3. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры учитываются и подсчитываются отдельно в подразделениях.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 9).

9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Контроль за исполнением документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей.

9.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в верхнем поле регистрационно-контрольной карточки документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквами “К” или “ОК”.

9.3. Контроль исполнения документов осуществляется на основании Положений о порядке работы со служебной корреспонденцией и порядке организации контроля за исполнением нормативных и правовых актов вышестоящих органов и Главы города

9.4. Типовые сроки исполнения документов осуществляются согласно приложению N 10.

10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города и ее структурных подразделениях.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

В номенклатуру дел администрации города должны включаться все документы, поступающие в администрацию города и образовавшиеся в деятельности администрации города и подразделений (без учета дел подразделений администрации города с правом юридического лица).

10.2. Номенклатура дел администрации города составляется на календарный год управлением по работе с населением и документационного обеспечения администрации города и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭК) архивного отдела администрации Ивановской области, утверждается руководителем аппарата администрации города не позднее декабря предыдущего года (приложение N 11).

10.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием срока их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы.

10.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе документы, поступившие из других организаций, переходящие дела.

10.5. Названия разделов номенклатуры дел администрации города соответствуют названиям подразделений.

10.6. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации города подразделения получают выписки из номенклатуры дел для использования в работе.

10.7. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где

01 - обозначение подразделения,

05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

Индексы с 01-01 по 01-25 и заголовки дел являются общими для всех подразделений администрации города.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем - планово-отчетную документацию, справочно-информационную.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы”, “входящая корреспонденция”, “общая переписка” и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечней документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дела.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела (при его отсутствии срок хранения утверждается экспертной комиссией архивного отдела администрации Ивановской области) и номера статей по перечню.

В графе 5 “Примечание” указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения дела и т.д.

10.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения дел, вновь сформированных в течение года.

10.9. По окончании календарного года ответственный за составление номенклатуры дел заполняет итоговую запись о количестве заведенных дел (приложение 15).

10.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

11.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в администрации города формируются децентрализовано, т.е. в подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за их ведение. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом документационного обеспечения управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города и архивным отделом администрации города

11.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения и по личному составу. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “т.1”, “т.2” и т.д.

11.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. Распоряжения оперативного характера (о командировках, отпусках) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по начислению заработной платы группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита.

Предложения по вопросам работы администрации города и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, жалоб граждан по личным вопросам.

Все документы по исполнению нормативных правовых актов, находящихся на контроле, подшиваются в дело.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

12.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

12.2. Экспертиза ценности документов в администрации города и подразделениях проводится: при составлении номенклатуры дел, формировании дел, подготовке дел к последующему хранению.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно ответственными за ведение делопроизводства под руководством архивных отделов администраций города и Ивановской области.

12.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города и подразделениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия назначается распоряжением Главы города, в подразделении с правом юридического лица - руководителем подразделения в составе не менее 3 человек и возглавляется: в администрации города - начальником управления по работе с населением и документационному обеспечению администрации города, в подразделении - заместителем руководителя или главным специалистом.

В состав комиссии входят ответственный за ведение делопроизводства и представитель архивного отдела администрации города.

Функции, права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается соответственно Главой города или руководителем подразделения.

13. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

13.1. Дела в администрации города и подразделениях подлежат оформлению при их заведении и по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи, проводится сотрудниками администрации города и подразделений при методической помощи и под контролем архивного отдела администрации города.

13.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию в нем листов и составление листа -заверителя дела (приложение N 12);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 13).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

полное название администрации города и подразделения администрации города (в именительном падеже);

индекс дела по номенклатуре и номер тома;

заголовок дела;

дата дела (крайние даты начала и окончания дела);

количество листов в деле;

срок хранения.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.3. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа; лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется за один лист (даже если он сложен). Если лист большого формата подшит за середину, то он нумеруется как два листа.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно, причем вложения в конверт нумеруются очередным номером за номером конверта.

Если при нумерации пропущено небольшое количество листов, на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв “а”, “б” и т.д. Также поступают, если несколько листов ошибочно пронумерованы одной цифрой.

Все эти исправления должны быть отмечены в заверительной надписи в конце дела.

13.4. Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложения NN 14).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу вносятся уточнения: в необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.); при изменении наименования администрации города в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой организации (подразделения) или организации-правопреемника, а прежнее заключается в скобки.

Дела, состоящие из нескольких томов, оформляются самостоятельно по каждому тому, включая нумерацию листов, определение крайних дат, номер тома.

На обложках дел проставляются порядковые номера дел по описи.

Все надписи на обложках дел наносятся четко, разборчиво.

14. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

14.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложения NN 15,16).

На дела временного срока хранения (до 10 лет) описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного срока хранения (свыше 10 лет), дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в архивы администрации города или подразделений, а по истечении предельных сроков их хранения в ведомственном архиве - на государственное хранение.

14.2. При составлении описей соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все однородные дела обозначаются словами “то же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи “Примечание” используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим подразделениям, наличии копий и т.д.

14.3. Описи дел составляются в 3-х экземплярах.

14.4. При передаче документов на государственное хранение к описи дел составляются: краткая историческая справка, оглавление, список сокращенных слов. В исторической справке отражаются все существенные изменения в структуре, штатном расписании, функциях организации.

. При подготовке исторической справки используются утвержденные схемы организационной структуры, положения, штатные расписания.

15. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

15.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

15.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются в архивный отдел администрации города до передачи в архив на государственное хранение. Документы подразделений с правом юридического лица сдаются в ведомственные архивы для последующей передачи на государственное хранение.

15.3. Выдача дел из ведомственного архива во временное пользование работникам администрации города и подразделений производится с разрешения начальника управления по работе с населением и ДО администрации города, дел, хранящихся в ведомственных архивах - с разрешения руководителя подразделения.

Дела с подлинниками постановлений и распоряжений Главы города из архива не выдаются.

Выдача копий документов определена Положением о порядке выдачи служебной информации, относящейся к деятельности администрации города, ее отделов и управлений, утвержденным постановлением Главы города и председателем Ивановской городской Думы N 703/740 от 23.10.97 “О порядке обращения служебной информационной ограниченного распространения”.

15.4. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) в архив не передаются, хранятся в администрации города и подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке по актам, составляемым экспертными комиссиями. Акты должны быть утверждены руководителем аппарата администрации города, подразделениях с правом юридического лица - руководителем, и согласованы с архивным отделом администрации города (приложение N 17).

16. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

Документы, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, подлежат передаче на государственное хранение в архивное учреждение в установленном порядке по акту (приложение N 18).

Документы по личному составу хранятся 75 лет.

---

ЗАМЕЧАНИЕ: все приложения необходимо просматривать развернув окно просмотра на весь экран.

---

Приложение N 7 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

Примерный перечень документов,
подлежащих утверждению

 

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, передачи дел и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, заявки на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

Инструкции, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности и т.д.).

Положения (о подразделении, премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий и т.д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений и т.д.).

Структура и штатное расписание.

Состав комиссии.

Устав предприятия (организации).

---

Приложение N 8 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

Перечень документов,
не подлежащих регистрации в администрации города

 

1.Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

2.Извещения о проведении конференций, заседаний, совещаний, программы их проведения и материалы к ним.

3.Планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти области.

4.Аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для сведения.

5.Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы, бюллетени).

6.Бухгалтерские документы.

7.Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

8.Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

9.Документы на иностранных языках без перевода.

10.Документы без подписей, без адреса.

---

Приложение N9 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

 

СПРАВКА

об объеме документооборота

за _____________________200___

(месяц)

 

 

Документы	Количество документов		Всего
	подлинники	тариф
поступающие
отправляемые
внутренние
Итого:

 

 

Ответственный за делопроизводство:		_____________________
Дата	Подпись	расшифровка подписи

---

Приложение N 10 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

Типовые сроки исполнения документов

Заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 15 дней со дня поступления.

Запросы депутатов Государственной Думы, Законодательного Собрания Ивановской области, Ивановской городской Думы, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации - в срок до 20 дней.

Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания; с пометкой “срочно” - в 3-дневный срок; требующие дополнительного изучения- в 10-дневный срок.

Письма предприятий, учреждений, организаций - 30 дней.

Предложения граждан - в срок до 1 месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Договор: подписание и возврат - не позднее 10 дней (для долгосрочных-20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-ти дневный срок получения предложения.

Протокол разногласий к договору рассматривается и направляется стороне по договору не позднее 30 дней со дня получения проекта договора, если иной срок не определен сторонами или законом.

Телеграммы, требующие срочного решения - до трех дней, остальные - в течение 10 дней.

---

Приложение N 11 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

                                   

 

Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		УТВЕРЖДАЮ
________N________________		Наименование должности
__________________________		руководителя организации
(место составления)		Подпись	Расшифровка подписи
на____________________год
		Дата

 

 

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, части) и N статей по перечню	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 

Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации	подпись	Расшифровка подписи
Дата
Виза зав.ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного отдела Ивановской области от___________N_____________

---

 

Приложение N 12 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

Лист заверитель дела N________

 

В деле подшито и пронумеровано ___________________(____________) листов,

в том числе литерные листы _______________________пропущенные номера_________

+ листов внутренней описи ________________________ .

 

Дата

Подпись

Расшифровка подписи

---

Приложение N 13 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

Внутренняя опись

документов дела N______________

 

NN пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

 

Итого__________________________________________________________документов

(цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи

________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись
документов дела	подпись	Расшифровка подписи
Дата

---

Приложение N 14 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

 

Администрация города Иванова

Наименование отдела

 

 

 

ДЕЛО N __________________________________________

индекс отдела и номер дела по номенклатуре

 

 

НАИМЕНОВАНИЕ ДЕЛА ПО НОМЕНКЛАТУРЕ

 

 

 

 

 

Начато:__________________

Окончено:________________

На_________________листах

Хранить__________________

 

---

Приложение N 15 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

УТВЕРЖДЕНО

Главой города

 

<

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИВАНОВА

Опись N _______

дел постоянного хранения за _____ год

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

В данную опись внесено ( ) дел с N	по N	, в том числе:
литерные номера: ________________
пропущенные номера: _____________
Опись составил:_______________	__________________	________________
должность	подпись	расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Экспертная комиссия		ЭПК архивного отдела
при администрации города		Ивановской области
Дата	Подпись	Расшифровка подписи

---

Приложение N 16 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель аппарата
администрации города

 

подпись расшифровка подписи

“____”__________________200___г.

 

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИВАНОВА

 

Опись N________

дел по личному составу за _____ год

NN пп	Индекс дела	Заголовок дела (тома, xасти)	Дата дела	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

В данную опись внесено ( ) дел с N____________	по N ______________,
в том числе:
литерные номера: ________________
пропущенные номера: _____________
Опись составил: должность	подпись	расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол комиссии архивного
отдела Ивановской области
от__________N ________

---

 

Приложение N 17 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

 

СОГЛАСОВАНО	УТВЕРЖДАЮ
Экспертная комиссия	Руководитель аппарата
___________________________	администрации города
________________________________	подпись	расшифровка подписи
название архивного органа	"______"__________________200___г.

 

А К Т N_____

о выделении к уничтожению документов

не подлежащих хранению

________________________________________________________________________________________

название организации

Составлен________________________________________________________________________________

число, месяц и год

Экспертная комиссия в составе председателя

____________________________________ ____________________________________________________

должность

___________________________________________________________________________________________

фамилия и инициалы

и членов__________________________________________________________________________________

должности, фамилии, инициалы

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________

________________________________ ,

образованная на основании распоряжения ________________________________________,

отобрала как не подлежащие дальнейшему хранению (указать мотивы)

нижеследующие документальные материалы на основании перечня

типовых документов со срока хранения (2000г.)

NN пп	N описи	Год	Название дела и других материалов и N их по описи	Количество ед.хр.	Пояснение или N статьи по перечню	Отметка экспертно-проверочной комиссии

Всего _______________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

количество, крайние даты и состав материалов, остающихся на хранении

Отбор материалов производили:_____________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________

должности, подписи

Председатель экспертной комиссии _______________________________________________________________________________________________________

должность, подпись

Члены комиссии _______________________________________________________________________________________________________

должность, подписи

_______________________________________________________________________________________________________

особые мнения членов комиссии

Документы в количестве __________________дел весом ______кг сданы в ________ на перерас

по приемо - сдаточной накладной от_________________________ N _______________.

---

Приложение N 18 к приложению “Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города, а также управлениях, комитетах и отделах, входящих в ее структуру”

 

УТВЕРЖДАЮ		УТВЕРЖДАЮ
_______________________		Руководитель архивного
должность руководителя		учреждения
_______________________		______________________
подпись расшифровка подписи		подпись расшифровка подписи
______________________________		______________________________
______________________________		______________________________
(гербовая печать)		(гербовая печать)

 

 

А К Т N ____________

приема-передачи документов на государственное хранение

 

Основание: Законодательство об архивном фонде Российской Федерации и архивах

Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.98 N 1562

 

В связи с ________________________________________________________________________________________

(истечением срока хранения документов)

________________________________________________________________________________________________

(название фонда в учреждении, ликвидацией учреждения и т.д.)

________________________________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________________________________

(организация)

сдает, а _________________________________________________________________________________________

(госархив)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии за __________________________________

годы в количестве _____________________________________________________дел и справочный аппарат к ним:

 

Передал _____________________________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

и____________________________________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

 

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения	подпись	расшифровка подписи

Дата

 

Принял _____________________________________________________________________________________дел

и____________________________________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

 

Наименование должности работника
архивного учреждения	подпись	расшифровка подписи

Дата